이메일은 현대 사회에서 보편적인 소통 수단이라고 할 수 있다. 이메일을 통해 소통하는 것의 장점은 구두로 소통할 때 발생할 수 있는 오해를 현저하게 줄이고 상대방과의 대화를 명확한 증거로 남길 수 있다는 것이라고 할 수 있다. 본 글에서는 영어로 비즈니스 이메일을 작성하는 방법에 대해 알아보도록 하겠다.
1. 영어 이메일 제목 작성하기
1.1 제목(subject Line) : 명사 형태로 작성한다.
이메일의 제목은 수신자가 이메일의 내용을 단번에 파악할 수 있도록 간단하고 명료하게 작성하는 것이 좋다. 국내 비즈니스 상황에서는 이메일 제목에 ‘~에 대한’이라는 표현을 많이 사용하는데, 이를 직역할 경우 ‘About~’라고 영문 이메일의 제목을 작성한다면 어색하게 들릴 수 있으므로 유의해야 한다. 비즈니스 영어 메일은 주로 단어를 중심으로 시작하며, 상대방에게 도움을 요청하는 경우에는 ‘Inquiry about ~’, ‘Request for~’, 회의 참여를 유도하는 경우에는 ‘Invitation’, ‘Meeting ~’ 등의 단어가 사용된다. 미팅이나 고객 상담이 끝난 직후라면 만남에 대한 감사를 표현하기 위해 제목에 ‘Thank you for meeting with us’라는 표현을 사용하는 것이 좋다.
1.2. 긴급한 요청에는 ‘Urgent’를 포함한다.
긴급하게 확인이 필요하거나 업무적인 도움이 필요한 경우에는 제목에 ‘Urgent’라는 단어를 추가하여 업무의 긴급성을 전달하고, 상대방이 이메일을 먼저 확인할 수 있도록 유도하는 것도 좋은 방법이다. 다만, 지나치게 ‘긴급’ 또는 ‘중요’ 등의 단어를 메일에서 남발한다면, 정작 정말로 중요한 요청이 있는 때 전달되기 어려울 수 있으므로 상황의 맥락을 잘 판단하여 제목을 작성할 필요성이 있다.
메일의 제목을 간결하게 작성하는 것은 중요하지만, 지나치게 짧은 제목이나 ‘!’ 등의 비격식적인 기호 사용은 스팸 메일로 처리될 수 있는 점을 상기해야 한다. 메일의 수신자가 제목을 보고 이메일의 내용을 유추할 수 있도록 핵심을 전달하는 제목을 작성할 수 있어야 한다.
1.3. 영어 이메일 제목 예시
- Request for Quotation (견적의뢰)
- Thank you for your inquiry (문의해 주셔서 감사합니다.)
- Meeting Confirmation for March 10th (3월 10일 회의 확인)
- Inquiry about your Product (제품에 대한 문의)
- Invitation for April 15th Conference (4월 15일 회의 일정)
- Question about your product (제품 문의)
- Urgent Request Concerning Your Invoice (송장 관련 긴급 요청)
2. 영어 이메일 본문 작성하기
비즈니스 영어 이메일의 본문은 존칭과 함께 간결한 인사로 시작한다. 본문에는 이메일의 목적을 한 문장으로 포함하고 구체적인 요구 사항을 기술해 나가는 것이 일반적이다. 핵심 메시지를 요점화하고 이메일을 양식화한다면 업무에서 오는 오해를 피함과 동시에 업무 효율을 극대화할 수 있다.
2.1 호칭(Salutation) : 서두는 쉼표나 콜론을 사용한다.
영문 이메일의 서두는 Dear과 함께 Mr. 또는 Ms. 다음에 상대방의 성을 포함하여 격식 차린 호칭으로 시작하는 것이 일반적이다. 담당자의 이름을 알고 있다면 부서명 또는 담당자의 이름을 특정하기도 하며, 담당자가 여러명인 경우에는 ‘and’와 ‘,’로 구분해 서두를 작성한다.
서두에서 호칭 이후에는 쉼표 혹은 콜론을 사용하는데, 이 기호는 자신과 상대방과의 관계에 따라 선택할 수 있다.
호칭 예시
- Dear Mr. Browns,
- Dear Ms. Browns :
상대방에게 처음으로 편지를 쓰는 경우나 이메일을 받는 사람이 자신보다 윗 사람인 경우와 같이 적절한 격식이 필요한 사이라면 콜론(:) 기호 호칭 말미에 붙이며, 상대방과 친분이 있거나 이미 이메일을 주고 받은 경우라면, 콤마(,)를 사용한다. 상대방의 이메일이 쉼표로 시작하는 경우라면 답변 시에 동일하게 쉼표를 사용해도 무방하다.
서두 예시
특정 인물/부서에 이메일을 보내는 경우라면,
- Dear Customer Service, (고객 서비스 귀하)
- Dear Sales Director, (영업 부장님께)
수신인이 특정되지 않은 경우
- To whom it may concern, (관련 담당자님 귀하, 이때 Dear Sir / Madam도 가능함)
2.3. 본문(Body) : 영어 이메일은 본론부터 명시한다.
서론이 반드시 필요한 국문 비즈니스 이메일과 달리 영문 이메일은 대부분 본론부터 시작하며 간결함을 중시한다. 효과적인 영어 이메일 작성을 위해서는 본문에 미사여구를 제외하고 전달하고자 하는 메시지를 간결하게 요점화하는 것이 핵심으로, 본문의 내용이 길고 어려운 경우라면 본문의 시작에 한줄 정도의 메일의 목적을 정확히 밝히는 것이 좋다. 만약 첨부파일의 확인을 요청하거나 상대방의 승인을 요하는 경우라면, 본문에 자신의 요구 사항을 구체적으로 말하는 것이 좋을 것이다.
2.4. 감사 표현하기
이메일이 상대방에 대한 호의를 표시한다면 격식 있는 영문 이메일을 작성할 수 있다. 감사를 표현하는 이메일은 “Thank you for ~”라는 표현으로 시작하는 것이 일반적이며, “Thank you for contacting our company. (문의해 주셔서 감사합니다.)”와 “Thank you for meeting.(만나주셔서 감사합니다.)”와 같이 감사를 표현하고 싶은 이유를 포함한다면 정중한 비즈니스 이메일을 작성할 수 있다. “Thank you”라는 표현이 비즈니스 상황에서 다소 가볍지 않을까 걱정된다면 “I appreciate~”라는 표현을 대신하여 사용할 수 있다.
2.5. 간결성의 원칙 : 하나의 용건만 포함한다.
비즈니스 이메일의 핵심은 간결함이다. 영어로 이메일을 작성 시 하나의 용건만 포함하되, 제목을 통해 본문의 의도가 명확하게 드러날 수 있도록 정리하는 것이 좋다. 제목에서 이메일의 내용을 유추하기 어렵다면 회신이 늦어지기 십상이다. 수신자의 편의와 시간을 고려하여 제목과 내용을 일치시켜 정중함을 표현할 수 있어야 한다.
2.6 ‘Please’를 붙인다고 해서 반드시 정중한 것은 아니다.
영문 편지는 간결성을 중시하고 미사여구를 제외하는 것이 좋다. 그러나 지나치게 짧은 문장은 오해를 불러일으킬 수 있다. 특히 상사에게 쓰는 부탁 이메일에 Please와 함께 한 문장만 포함한다면 다소 강경하게 들릴 수 있으므로 유의해야 한다.
상사의 도움이나 협력을 요청하는 경우라면 “It would be much appreciated if you could …”나 “I would be grateful if you could …” 등의 정중한 표현을 사용하여 상대방이 자신의 의견을 제시할 여지를 남겨 두고 원만한 협조를 요청하는 것이 바람직하다.
[예시]
- I would appreciate it if you could reply as soon as possible. (가능한 빨리 회신해 주시면 감사하겠습니다.)
- I would be grateful if you could send me email. (메일로 연락해 주시면 감사하겠습니다.)
3. 영어 이메일 끝인사 작성하기
3.1 이메일 마무리 문장
영어 이메일의 마무리는 “If you have any questions, do not hesitate to contact me. (만약 질문이 있으시면 언제든지 연락주시기 바랍니다.)”와 “I ‘m looking for ward to seeing you again(다시 만날 것을 기대하고 있습니다.)”등의 표현이 곧잘 사용된다. 동료나 친분이 있는 수신인이라면 “Have a nice weekend(좋은 주말 보내기 바랍니다.)”나 “Have a good day(좋은 하루 보내기 바랍니다.)”표현을 사용해서 이메일을 자연스럽게 마무리할 수 있다.
끝맺음 문장 예시
- Thank you for your reply. (회신 감사합니다.)
- Thank you very much for your time. (시간을 내주셔서 감사합니다.)
- I would appreciate if you could let me know when you are available. (펴한 시간을 알려주시면 감사하겠습니다.)
- I appreciate your quick response. (빠른 회신 감사합니다.)
3.2. 맺음말 (Closing)
메일의 본론을 마무리하는 인사말은 받는 사람과의 관계에 따라 격식 있는 표현을 사용하여 마지막까지 공손한 태도를 유지할 수 있어야 한다.
공식적인 이메일은 “Sincerely,”나 “Best Regards,” 또는 “Thank you and Best Regards, “등의 표현을 사용하는 것이 가장 바람직하며, 상대방에게 무언가를 의뢰하는 경우 감사를 표현하는 “Many thanks”라는 표현이 쓸 수 있다.
이미 여러번 이메일을 주고 받은 사이이거나 매일 커뮤니케이션이 오가는 동료라면 “Thanks” 혹은 “Cheers”와 같은 간략한 표현을 사용할 수 있다.
마지막 인사말 예시
- Thank you,
- Best,
- Kind Regards,
- Best Regards,
- Sincerely,
- Thank you and Best regards,
마지막 인사말 앞에 자주 사용되는 표현
- I look forward to hearing from you.(회신을 기다리겠습니다.)
- Please feel free to ask me any questions. (질문은 언제든 문의바랍니다.)
- Do not hesitate to contact me if you have any questions. (문의사항이 있으시면 언제든지 연락 바라겠습니다.)
4. 비즈니스 이메일 답장하기
비즈니스 이메일에 답장할 때는 “Thank you for your response.”와 “Thank you for your e-mail.”, “Thank you for your prompt reply to ~(~에 대해 빠르게 답변해 주셔서 감사합니다)”와 같은 표현으로 서두를 시작할 수 있다. 상대방의 이메일에 문의할 사항이 있다면 정확히 기재하고, 이메일을 목적으로 한눈에 알 수 있도록 명확하게 보여줄 수 있도록 해야 한다. 회신이 늦어진 경우라면 “Sorry for late response.”라는 표현을 사용하여 정중하게 사과의 말을 전하고, 중요한 메일을 회신하지 않았거나 이로 인한 문제가 발생한 경우에는 “I sinceerely apologize for my late reply.(회신이 늦어 죄송합니다)”라는 표현을 사용해 예의를 갖추는 것이 필수적이다.
만약 상대방에게 정해진 기간 내에 업무를 부탁하는 경우라면 “I would appreciate if you could reply by next Monday(다음주 월요일까지 회신해 주시면 감사하겠습니다)”와 같이 사전에 언제까지 연락을 받고 싶은지 메일에 포함하여 상대방에게 기한을 효과적으로 전달할 수 있도록 해야 한다.
영문 이메일 답장 예시
- Thank you for your reply. (회신해 주셔서 감사합니다.)
- I would appreciate if you could let me know when you are available. (편한 시간을 알려 주시면 감사하겠습니다.)
- I appreciate your quick response. (빠른 회신 감사합니다.)
5. 독촉 이메일(Reminder email) 보내기
독촉 이메일을 보내야 한다면 다음 두 가지 사항을 유의해야 한다. 해외 지사나 고객사와 소통을 하는 경우라면 시차를 고려하는 것이 필수적이다. 시차로 인해 업무 시간이 다르기 때문에 급한 이메일도 당일 혹은 다음날까지 회신을 받기 어려울 수 있으므로 시차를 고려하지 않고 성급하게 독촉 이메일을 보내지 않도록 주의해야 한다. 해외 지사나 고객들과 커뮤니케이션을 할 때는 시차 및 마감 일정을 사전에 확인하여 일정을 여유 있게 계획하는 것이 좋다.
상대방이 이메일을 수신하지 못했거나 확인이 늦어진다고 느낀다면, 독촉 이메일을 보낼 수 있다. 상대방에게 상기하는 메일을 보낼 때는 제목에 ‘재전달’을 의미하는 ‘Reminder’을 추가하여, 동일한 내용을 전달할 수 있도록 해야 한다. 괄호 등의 기호를 사용하여 제목을 수정한다면, 이메일의 의도를 강조할 수 있다. 다만 독촉 이메일은 수신자에게 심리적인 부담이 될 수 있으므로 ‘Sorry to bother you, but ~’ 또는 “Sorry for rush, but ~’ 등의 표현과 다소 부드러운 어조를 사용해 부탁을 전달하고 격식을 갖춰야 한다.
독촉 이메일 문장 예시
- Please let me know the progress of your project. (프로젝트의 진행 상황을 공유 부탁드립니다.)
- Would you ind if l asked you your opinion on this project? (이 프로젝트에 대한 의견을 부탁드립니다.)
- I would appreciate if you could support me on this project. (본 건에 대한 지원 부탁드립니다.)
6. 부탁/문의 이메일 작성하기
“Could you ~?”와 Would you ~?” “I appreciate if you~” 등의 표현은 문의나 요청을 전달할 때 가장 흔히 쓰이는 표현이다. 부탁 이메일의 경우 제목은 “Inquiry about ~”를 포함한다면 상대방이 제목을 읽고 메일의 의도를 한눈에 파악할 수 있다. 문의 이메일의 본문은 간결하게 작성하되, 구체적인 질문과 논의 사항은 전화를 통해 추가적으로 설명하여 업무 효율성을 높일 수 있도록 해야 한다.
7. 기타 비즈니스 상황에 유용한 표현
첫 문장을 통한 본문 내용 암시
확정된 내용을 공유하기 전에 We are pleased to inform you나 I am afraid 등의 표현을 통해 본문의 내용을 암시하는 표현은 직접적이고 간결한 표현을 중시하는 이메일에서 선호된다.
긍정적인 답변
- We are happy to inform you that we accept your offer. (귀사의 제안을 수락하겠습니다.)
- We are pleased to inform you that we salved the issue. (요청하신 문제가 해결되었음을 알려드립니다.
거절하는 답변
- We are sorry to inform you that we are unable to accept your offer. (죄송하지만 귀사의 제안을 진행하기 어려울 것 같습니다.)
- I regret to inform you that I would like to cancel the meeting. (죄송하지미팅에 참석이 어렵습니다. )
- Unfortunately, we must infrom you that we are not able to get this done in time. (죄송하게도 시간 내에 프로젝트를 완수하기 어려울 것으로 보여집니다.)
급한 부탁
- I have an urgent request. Would you mind calling me back as soon as you get back to the office? (죄송하지만 급한 건으로 인해 연락드립니다. 가능한 시간에 전화 부탁드립니다.)
- I am afraid this is very last minute, but could you send me the catalogue today? (급하게 요청드려서 죄송하지만, 오늘 중으로 카탈로그를 전달이 가능하실까요?)
송장 요청 이메일(Invoice email)
일반적으로 사용 빈도가 높은 송장 요청 이메일은 다음과 같다.
- I sent the invoice you requested today. (금일 요청하신 청구서를 보내드립니다.)
- I have not received the invoice I was supposed to receive last week. (지난주 받기로 되어 있던 청구서를 아직 회신 받지 못했습니다.)
- I received the invoice today. Thank you very much. (금일 청구서를 수령했습니다. 대단히 감사합니다.)
8. 참고 자료
8.1. Robert―Walters, [영어 이메일] 프로페셔널한 영문 이메일 작성하기
